Geen onderneming is hetzelfde, maar voor iedere onderneming is het belangrijk om uren te registreren. Daarom zijn er ook verschillende manieren om de gewerkte uren bij te houden. Sommige ondernemingen doen hun urenregistratie in Excel, dit is de ‘ouderwetse’ manier van urenregistratie. Andere ondernemers maken weer gebruik van een urenregistratie app. Voor beide manieren is wel wat te zeggen, daarom wordt in dit artikel uitgelegd wat de verschillen en de voordelen van beiden zijn.
Doe je je urenregistratie in Excel op met een app?
Eén van de belangrijkste factoren die je moet overwegen bij het kiezen van een methode om je uren te registreren is of je hier tijd aan wilt besteden of geld aan wilt uitgeven. Urenregistratie Excel is gratis te gebruiken, maar neemt ook meer tijd in beslag. Deze methode is geschikt voor bedrijven die werken met vaste uren. Heb je als ondernemer nog niet zoveel personeel of uren te registeren? Ook dan is urenregistratie met Excel een goede oplossing. Maar werk je aan veel verschillende projecten tegelijk? Dan is het lastig om dit goed in Excel bij te houden. Een urenregistratie app is dan heel handig. Met de app is het mogelijk om direct na afronden van een taak snel je uren te registreren. Wanneer je hier je uren invoert, worden deze direct in de urenregistratie software opgenomen. Deze software is niet gratis te gebruiken zoals Excel, maar zorgt er wel voor dat je heel flexibel je uren kunt bijhouden.
Voor- en nadelen van urenregistratie Excel
Voordelen:
- Excel is een spreadsheet-programma dat standaard in een Microsoft Office pakket zit. Dit is op de meeste computers wel aanwezig en daarom is het programma gratis te gebruiken. In Google kan je gebruikmaken van Spreadsheet(s) en op een Mac computer staat standaard het programma Numbers.
- Er zijn veel Excel-templates die je gratis kunt gebruiken. Je kan zelf ook sjablonen maken, maar dit is vaak erg tijdrovend. Vandaar dat de gratis templates een goede optie zijn.
- Er zijn spreadsheet-programma’s beschikbaar voor ieder besturingssysteem. Wanneer je hiermee werkt in combinatie met een clouddienst als Google Drive of Dropbox, beschik je altijd over een actuele urenadministratie.
Nadelen:
- Het werken in Excel wordt ingewikkelder naarmate de administratie groeit. Het is daarom mogelijk dat je het overzicht verliest. Dit kan veel geld kosten doordat je uren vergeet te registreren. Daarnaast heb je veel kennis nodig om een bestaande administratie in Excel uit te breiden naarmate je onderneming groeit
- In Excel wordt gewerkt met formules. Een klein foutje in zo’n formule kan er daarom ook voor zorgen dat je gehele administratie onbruikbaar wordt. Daarnaast is er geen support beschikbaar, waar je terecht kan voor vragen. Je moet het helemaal zelf doen.
- Automatisch factureren uit Excel is niet mogelijk. Je dient dus naast je urenregistratie ook handmatig facturen te maken en te versturen
Voor- en nadelen van een urenregistratie app
Voordelen:
- Tegenwoordig wordt er veel gewerkt met flexplekken of werkt het personeel vanuit huis. Met de urenregistratie app is het mogelijk om onderweg of op locatie uren te registreren wanneer ze gemaakt worden. De kans dat je ze dan vergeet wordt hiermee kleiner
- Met de uren app kun je gebruik maken van een timer. Je hoeft dus niet meer zelf op je horloge te kijken, maar zet simpelweg de timer aan of uit. Zo kun je je uren tot in detail bijhouden
- Doordat de uren in detail bijgehouden worden krijg je een goed overzicht van je onderneming. Met deze informatie kun je een goede planning maken, maar krijg je ook een goed beeld van de werkzaamheden van je medewerkers
- Met de meeste urenregistratie software is het ook mogelijk om je rittenadministratie bij te houden. Je voorkomt hiermee dat je te veel privékilometers rijdt en hierover een boete of naheffing ontvangt
- Het gebruik van urenregistratie software met een app is heel laagdrempelig. Je kunt direct bij je urenadministratie en hoeft dus niet eerst je computer op te starten of in je Excel-bestand te zoeken naar de juiste kolom
Nadelen:
- Je moet eerst het programma downloaden en een account aanmaken. Het opstarten kost dus iets meer tijd
- Het kost geld om gebruik te maken van urenregistratie software. Vaak betaal je een vergoeding in abonnementsvorm. Het gebruik van Excel is gratis
Bijhouden in een uren app kost weinig, maar heeft veel nut
Werk je altijd met vaste uren en wil je graag wat geld besparen? Dan is Excel de manier voor jou om je uren bij te houden. Dit is gratis en je kunt er direct mee beginnen. Maar heb je een paar euro per maand over voor urenregistratie software? Dan kan je bijvoorbeeld gebruikmaken van de urenregistratie app. Hiermee kun je altijd en overal je uren registreren en voorkom je dat je urenadministratie niet op orde is. Met een urenregistratie app bespaar je veel tijd, die je weer kunt besteden aan jouw onderneming.
