Ben je zelfstandig ondernemer en werk je op uurbasis of leid je een project waar medewerkers op basis van uren werken? Dan zul je de gewerkte uren nauwkeurig moeten bijhouden. Maar hoe kies ik nou de beste urenregistratie software? Volg de volgende stappen en kies het beste urenregistratie programma.
Stap 1: Oriënteren: op welke manieren kun je uren registreren?
Er zijn meerdere manieren om je gewerkte uren te registreren. Het beste gratis urenregistratie programma om je uren te registreren is Excel. Want op de meeste pc’s en laptops zit wel Excel of Numbers. Ook online kun je met Google Spreadsheets zo aan de slag.
Als je zelfstandige bent, is dit misschien nog wel te doen, maar toch kun je, wanneer je met meerdere projecten bezig bent tegen verschillende tarieven, al snel het overzicht kwijtraken en uren vergeten te registreren. Ook wanneer je een project leidt, kun je snel het overzicht verliezen. Maar niet getreurd, de oplossing vind je hieronder.
Uren registreren met urenregistratie software
Als je geen zin hebt om manueel je uren bij te houden, is urenregistratie software een uitkomst. Er zijn al pakketten beschikbaar die een paar euro per maand kosten. Deze euro's heb je snel terugverdiend als je kijkt naar de tijdwinst die het je oplevert. Alle urenregistratie software werken namelijk met behulp van een online dashboard. Het is dus mogelijk om vanaf elke locatie en met vrijwel elk apparaat je urenregistratie bij te houden. Op deze manier vergeet je nooit meer een uur te schrijven en weet je zeker dat je urenregistratie up-to-date is.
Stap 2: Welke functies heeft de urenregistratie software allemaal?
Om het exacte aantal uren te registeren bieden verschillende systemen ook timers aan. Wanneer je aan het werk bent, zet je deze aan. Wanneer je pauze hebt, of wanneer je bent bezig met andere werkzaamheden, zet je de timer uit en daarna weer aan. Als je vervolgens klaar bent stop je de timer. Zo heb je het exacte aantal uren dat je hebt gewerkt geregistreerd.
Urenregistratie app
Veel urenregistratie softwareleveranciers hebben een mobiele app ontwikkeld. Met de urenregistratie app kun je onderweg altijd en overal je uren registreren. Hoe sneller je de uren registreert, hoe minder fouten je hierin maakt. Je kunt op deze manier dus heel nauwkeurig je uren bijhouden.
Verder kun je met urenregistratie software projecten aanmaken. Met deze functie krijg je inzicht in projectmanagement. Je kunt je projecten immers niet goed managen zonder te weten wat de begroting is, wie er aan werkt en wat de gestelde deadlines zijn. Een goede projectbegroting maak je op basis de urenregistratie vanuit het verleden. Met deze cijfers weet je immers hoeveel tijd er aan een onderdeel van een project is besteed.
Wanneer projecten bijvoorbeeld maandelijks worden gefactureerd en wanneer er meerdere mensen aan werken en ook nog eens tegen verschillende tarieven, dan is een goede urenregistratie van groot belang. Niet alleen is het een karwei om de gewerkte uren te verzamelen en hiervan een factuur te maken, maar ook is het risico te groot dat er uren ‘vergeten’ worden en je dus omzet mist.
Ritten registreren
Het is met sommige urenregistratie systemen ook mogelijk om een rittenadministratie bij te houden. Deze functie is vooral handig wanneer je regelmatig privékilometers maakt met een bedrijfswagen. Met de rittenregistratiefunctie houd je een nauwkeurige rittenadministratie bij en voorkom je nare boetes of naheffingen van de belastingdienst.
Stap 3: De kosten van urenregistratie software bepalen
Hoe meer functies de software heeft, hoe meer je er voor betaalt.
Gratis met Excel. Wanneer je niet zoveel opdrachtgevers hebt en het niet erg vindt om tijd te spenderen aan het manueel registreren van uren, kun je kiezen voor gratis urenregistratie met Excel
Betalende urenregistratie software. Voor een paar euro in de maand kun je gebruikmaken van betalende urenregistratie software. Hoe meer functies, hoe hoger de prijs
Geïntegreerde urenregistratie softwareDaarnaast heb je de software die geïntegreerd is in boekhoud- of CRM software. Dit systeem is wel het duurst, maar automatiseert veel processen voor je
Stap 4: De voordelen van het beste urenregistratie programma op een rij zetten
Urenregistratie software heeft veel voordelen. Ik zet de voordelen op een rij. Je kunt zelf bepalen wat je de belangrijkste voordelen vindt:
- Bespaar veel tijd door niet meer manueel uren te registreren
- Bespaar geld, door geen uren meer vergeten te registreren
- Het geeft een duidelijk overzicht van lopende projecten
- Er is een koppeling mogelijk met boekhoudsoftware, waardoor je meer kunt automatiseren
- Altijd en overal uren registreren met de mobiele app
Stap 5: Hoe kies ik de beste urenregistratie software?
Hoe uitgebreider de software is, hoe nauwkeurig je de uren kunt bijhouden en hoe meer inzicht je krijgt. Maar ook hoe duurder de software wordt. Deze afweging moet je als ondernemer zelf maken. Stel jezelf daarom de volgende vragen:
- Wil jij je uren zo nauwkeurig mogelijk bijhouden? Kies dan voor urenregistratie software met een timer
- Ben je veel onderweg en weg van kantoor, dan is urenregistratie software met een mobiele applicatie een goede optie
- Rijdt je regelmatig in de auto van de baas? Kies dan voor een urenregistratie systeem waarmee je ook de rittenregistratie kunt bijhouden
- Leidt je regelmatig een project? Kies dan voor urenregistratie software waarmee je projecten kunt aanmaken
- Wil je software integreren met andere software? Kijk dan goed naar deze mogelijkheden binnen je urenregistratie programma
Wat is nou het beste urenregistratie programma?
Er bestaat niet per se ‘een beste urenregistratie programma’. Maar er is zeker wel een urenregistratie systeem dat het beste bij jouw situatie past. Wanneer je dit stappenplan hebt gevolgd kun je goed geïnformeerd de juiste urenregistratie software kiezen.
