Misschien heb je er nog niet eens over nagedacht toen je begon aan je eigen bedrijf, maar je zult echt een administratie bij moeten houden. Het klinkt misschien niet heel spannend ‘een administratie opzetten’, maar een overzichtelijke administratie is een onmisbaar onderdeel van het succes van jouw bedrijf. Maar hoe doe ik dat, een administratie opzetten? Waar moet ik op letten bij een opzetten van een boekhouding? In deze blog geef ik antwoorden op deze vragen door je handige tips te geven.
Tip 1: Start op tijd
Hoe jong jouw onderneming ook is, je kunt niet vroeg genoeg beginnen aan het opzetten van een bedrijfsadministratie. Wanneer je grip hebt op je financiën, heb je namelijk automatisch grip op je bedrijf. Dat niet alleen, je kunt ook fiscale voordelen halen uit een overzichtelijke administratie. Vooral in het begin kun je veel investeringen in je bedrijf aftrekken van de belasting.
Heb je als copywriter bijvoorbeeld een laptop aangeschaft dan valt dit onder beroepskosten. Deze kunnen van je bruto-inkomen worden afgetrokken. Het is dus belangrijk om precies te weten welke kosten als beroepskosten worden beschouwd en in welke mate ze aftrekbaar zijn. Bepaalde kosten zijn integraal aftrekbaar, andere slechts beperkt.
Tip 2: Open een zakelijke rekening
Wanneer je een zakelijke rekening opent, scheid je jouw zakelijk administratie van je privé-inkomsten en -uitgaven. Ook dit is een handige manier om in één oogopslag te zien hoe het ervoor staat met de zakelijke inkomsten en uitgaven, zonder dat deze administratie wordt ‘vervuild’ door de rekening van het frietkot. Ook krijg je een BTW-nummer, waarmee je in aanmerking komt voor aftrekposten.
Tip 3: Voldoe aan de eisen van de belastingdienst
Je moet een kopie van de belastingaangifte minstens zeven jaar lang bewaren. Die documenten moet je bijhouden voor een eventuele controle op de personenbelasting, vennootschapsbelasting of BTW. De boeken moeten zelfs tien jaar worden bewaard. Facturen mag je sinds een aantal jaar digitaal bewaren als “de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen”.
Even om onderschatting voor te zijn: Ben je nalatig in het bijhouden van een financiële administratie? Dan riskeer je een boete die varieert van 50 euro tot 1250 euro. Wanneer een bepaald document niet kan worden voorgelegd bij een controle kan de fiscus ambtshalve een aanslag vestigen. De strafrechtelijke sancties kunnen bestaan uit een geldboete van 250 euro tot 125.000 euro. Toch maar even die bonnetje goed bewaren, nietwaar?
Tip 4: Wees zorgvuldig
Het gaat goed met je bedrijf. Proficiat! Maar dit betekent ook dat er meer facturen binnenkomen en uitgaan. Het is daarom aan te raden om vanaf meet af aan zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt. Je behoudt niet alleen het overzicht, het bijwerken van een geordende administratie neemt nou eenmaal aanzienlijk minder tijd in beslag. Houd dus ook vooral regelmatig je administratie bij.
Tip 5: Gebruik boekhoudsoftware
Een financiële administratie opzetten en ook nog eens voldoen aan alle regeltjes. Dat klinkt als veel werk. Gelukkig kun je met boekhoudsoftware, veel handelingen automatiseren. Zo is er boekhoudsoftware die automatisch een BTW-overzicht voor je maakt en waarmee je elektronisch aangifte kunt doen. Er is zelfs boekhoudsoftware, de totaaloplossing, die je gehele boekhouding uit handen neemt. Het enige wat je hoeft te doen is een foto te maken van een bonnetje of factuur en deze digitaal op te sturen naar jouw softwareleverancier. Hier zijn professionele boekhouders in dienst die alle toegestuurde facturen voor je verwerken.
Een administratie opzetten met software
Een administratie opzetten is onlosmakelijk verbonden met het beginnen van een bedrijf. Hier komt aardig wat bij kijken. Houd deze vijf tips dan ook in gedachten bij het opzetten van je boekhouding en voorkom dat je in een boekhoud-moeras eindigt. Wanneer dit toch dreigt te gebeuren, kun je er altijd voor kiezen de boekhouding te vergemakkelijken met boekhoudsoftware. Je betaalt hier wel voor, maar je boekhouding wordt een stuk overzichtelijker en minder tijdrovend.
