Facturen sturen wil elke ondernemer, want dit betekent dat er inkomsten aankomen. Echter wanneer je veel facturen versturen moet, kom je erachter dat dit toch wel tijdrovend is. Wellicht is een factuurprogramma de oplossing voor jou. Maar hoe kies je nu het beste factuurprogramma dat goed past bij je bedrijfsvoering? Neem deze vijf stappen zodat je zeker bent van de beste factuur software voor jouw bedrijf.
Stap 1: Welke soorten factuurprogramma’s zijn er?
Je hebt grofweg twee manieren om te factureren. In eerste instantie wanneer je een kleine eenmanszaak hebt of werkt voor jezelf, dan kun je met een gratis spreadsheet-programma als Excel een heel eind komen. Hierbij moet je goed denken om de de wettelijke eisen van de belastingdiensten. Op het moment dat het aantal facturen toeneemt en je facturen sturen niet meer kunt en wilt doen dan is het tijd voor de stap naar betalende facturatie software.
Stap 2: Welke functies zijn er allemaal?
De facturatie software is altijd voorzien van vaste templates waarmee je een factuur kunt opstellen geheel volgens de wettelijke eisen. Ook kun je hier je logo en huisstijl aan toevoegen. Er zijn vele uiteenlopende functies waar je voor kunt kiezen. Kijk zelf welke functies je nodig denkt te hebben:
Herkenning en automatisch invullen De software herkent al eerder ingevulde producten en vult deze automatisch in. BTW- en totaalbedragen berekent de software ook.
Offertes in dezelfde huisstijl Veel systemen hebben een automatische functie die offertes omzet in een factuur en andersom.
Periodiek factureren Zodra je factureert met een vaste regelmaat, is de periodiek factureren functie handig. Ideaal voor bedrijven die werken met abonnementen.
Betalingsherinnering De software stuurt een reminder naar klanten die nog een factuur hebben openstaat. Daarna wordt een betalingsherinnering verstuurd.
E-invoicing E-invoicing is het automatisch versturen van een digitale factuur. Het is een handeling waarbij nauwelijks meer menselijke handen aan te pas komen.
Factureren op je mobiel Het is ook mogelijk om te factureren op je mobiel. Er zijn meerdere leveranciers die ook een mobiele applicatie aanbieden. Hierdoor ben je veel mobieler en sneller.
Koppelingen met andere software Met een facturatiesysteem is het mogelijk om boekhoudsoftware te koppelen. Op het moment van betaling van de factuur, wordt dit automatisch verwerkt in het boekhoudprogramma.
Factuurprogramma koppelen aan de bank Tot slot is het mogelijk om de software te koppelen aan je bank. Banktransacties worden in je factuurprogramma opgenomen. Wanneer een factuur wordt betaald, wordt dit automatisch aangepast in je facturatie software. Zo kun je ook inkoopfacturen programmeren, zodat deze betalingen automatisch worden gedaan.
Stap 3: Wat kost de beste facturatie software?
Hoe meer eisen je hebt als ondernemer, hoe hoger de prijs oploopt.
Gratis Excel oplossing Wanneer je maar een paar facturen per maand hoeft te sturen en je het niet erg vindt om zelf te doen, kun je kiezen voor de gratis Excel- oplossing.
Betalende factuur software Maar betaal je een paar euro per maand, dan heb je een software met meer functies. Hoe uitgebreider de software, hoe hoger de prijs zal zijn.
Geïntegreerde facturatie softwareDaarnaast heb je de software die geïntegreerd is in een boekhoud- of CRM software. Dit systeem is wel het duurst, maar kan het meest automatiseren voor je.
Stap 4: Wat zijn de voordelen van een facturatieprogramma?
Door de volgende voordelen eens allemaal op een rijtje te zien, krijg je een volledig beeld van een factuurprogramma.
- Bespaar veel tijd door niet meer handmatig facturen op te stellen
- Bespaar geld, door geen facturen met te hoeven posten
- Het geeft een duidelijk overzicht van facturen die nog openstaan
- Er is een koppeling mogelijk met boekhoudsoftware, meer automatiseren
- Altijd en overal factureren door de mobiele app
- Facturen zijn professioneel en herkenbaar opgesteld.
Stap 5: Hoe kies ik de beste factuur software?
Hoe uitgebreider de software is, hoe meer je kunt automatiseren, maar ook hoe duurder de software wordt. Deze afweging moet je als ondernemer zelf maken. Daarbij kun je jezelf de volgende vragen stellen:
- Stuur je vaak periodiek facturen? Kies dan voor de functie ‘periodieke facturatie’
- Wil je het betalen zo makkelijk mogelijk maken voor je klanten? Kies dan software die integreerbaar is met een betalingsmogelijkheid
- Wil je dat facturatie geheel geautomatiseerd verloopt? Kies dan voor een programma dat UBL Ready is
- Ben je veel onderweg en weg van kantoor, dan is factuur software met mobiele applicatie een goede optie
- Wil je software integreren met boekhoudsoftware of een bankkoppeling? Kijk dan goed naar deze mogelijkheden binnen je factuurprogramma
Wat is nou het beste facturatie programma?
Er is veel variatie mogelijk, dat betekent dat er ook een ideale samenstelling is voor jouw bedrijf. Zoek goed uit wat jij zelf wilt bereiken met de factuur software en wat het systeem voor je kan betekenen. Hopelijk hebben deze stappen je wijzer gemaakt en kies je voor het beste factuurprogramma.
