Hoe groter je organisatie is, hoe vaker je last hebt van miscommunicatie tussen de verschillende afdelingen. Dit zorgt niet alleen voor veel ergernissen binnen de organisatie, maar klanten hebben hier ook last van. CRM projectmanagement helpt je organisatie het overzicht te bewaren en zorgt voor een naadloze samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Het opzetten van een workflow binnen het programma zorgt ervoor dat je effectief kunt werken.
Wat is CRM projectmanagement software?
Projectmanagement is het beheren van projecten binnen een organisatie. Naarmate jouw organisatie groeit, ga je meer werken met projecten waaraan verschillende afdelingen deelnemen. Om miscommunicatie te voorkomen en optimaal te werken helpt projectmanagement software deze projecten te beheren. Een CRM systeem met een projectmanagement tool brengt structuur aan in de verschillende projecten en helpt het overzicht te bewaren.
Hoe helpt CRM projectmanagement mij?
Allereerst moet de projectleider de verschillende projecten opdelen. Dit gebeurt vaak aan de hand van ‘pipelines’. Dit is een van tevoren gedefinieerde route dat een project doorloopt voordat je het afrondt. In de pipeline worden dus alle verschillende werkzaamheden verricht. CRM projectmanagement helpt met het creëren en beheren van deze pipeline.
Het maken van een weekplanning: De eerste stap bij het maken van een goede workflow, is het maken van een weekplanning. Alle betrokken personen en afdelingen weten op deze manier precies wat er van ze verwacht wordt. De betrokkenen kunnen vanuit de weekplanning direct hun uren registreren in het systeem, waardoor alle geboekte uren real-time bijgehouden worden.
Een begroting opstellen: Nu duidelijk is welke uren aan het project besteed worden en hoeveel dit gaat kosten, kun je een begroting opstellen. De betrokkenen noteren tijdens het project hun uren, waardoor je als projectleider precies kunt bijhouden hoe het budget ervoor staat.
Het opstellen van rapportages: Met het opstellen van rapportages zorgt de CRM projectmanagement software ervoor dat je altijd de voortgang van de verschillende projecten kunt bewaken. Deze rapportages bieden de mogelijkheid om op projectniveau een bepaald onderdeel van het project of zelfs per medewerker te kijken naar verzuim, productiviteit en effectiviteit. Een voorbeeld van de rapportages die je kunt opstellen zijn bijvoorbeeld begrote uren versus werkelijke uren of begrote kosten versus werkelijke kosten. Met deze gegevens kun je heel gedetailleerd het rendement van een specifiek project bijhouden.
Een project maken vanuit een offerte: Nadat de klant akkoord is gegaan met je offerte, kun je aan de hand van deze offerte direct projecten aanmaken. Zo kun je deelfacturen maken voor de verschillende onderdelen van het project. Zo is direct duidelijk wie wat moet doen en welke bedragen hieraan verbonden zijn.
Contact houden met de klant: Met CRM projectmanagement is het mogelijk om je klant inzicht te bieden in het systeem. Zo kan de klant (gedeeltelijk) meekijken met de voortgang van het project, waardoor jij niet iedere dag met hem aan de telefoon hoeft te hangen. Ook heeft de klant hierdoor direct door wanneer een deadline (waarschijnlijk) niet gehaald gaat worden. Dit voorkomt achteraf een hoop discussie.
De voordelen van een project management CRM systeem
Het is duidelijk dat een CRM projectmanagement tool veel voordelen biedt, hieronder volgt een korte opsomming:
- Het is mogelijk om projecten op te delen. Je krijgt hierdoor een goed overzicht van de verschillende werkzaamheden
- Door een goede workflow voorkom je miscommunicatie
- Door de duidelijke rapportages heb je altijd grip op je begroting. Daarnaast is het mogelijk om per project te kijken hoe rendabel dit is geweest
- Doordat het gehele project overzichtelijk is, kun je in de toekomst eventuele pijnpunten voorkomen
Klaar voor de toekomst met een CRM projectmanagement tool
De belangrijkste reden om gebruik te maken van CRM software met projectmanagement is dat je miscommunicatie voorkomt. Je kunt projecten overzichtelijk indelen en beheert eenvoudig de verschillende budgetten. Hierdoor is het mogelijk om goede resultaten te boeken en je projecten te optimaliseren. Met CRM projectmanagement ben je dus klaar voor de toekomst.
