Een belletje hier, een appje daar, en dan nog alle vragen en opmerkingen die binnenkomen via de mail en social media. Hou je het allemaal nog bij? Kun jij alle vragen van je klanten netjes beantwoorden? Een goede klantenservice is onmisbaar binnen een bedrijf, helemaal als je vragen van klanten snel wilt beantwoorden. Wat houdt goede klantenservice software precies in en wat zijn de voordelen van deze software? Hoe werkt het en hoe richt je de klantenservice goed in? Deze vragen zal ik allemaal beantwoorden in de blog.
Waarom is klantenservice belangrijk?
Om alle klanten te voorzien van goede en snelle service, moet je bedrijf beschikken over een goede klantenservice. Klanten die geen goede hulp krijgen, zijn verloren klanten. Ook kunnen klanten informatie opvragen voor verheldering. Hier zul je goed op in moeten spelen en zorgen dat je klaarstaat voor iedereen. Dit kan tegenwoordig met klantenservice software. Je focust je hierdoor zowel op nieuwe als bestaande klanten. Creëer zekerheid en tevredenheid onder je klanten en los zoveel mogelijk problemen op. Met een goede klantenservice software krijg je daar de kans voor.
Hoe kun je je klantenservice verbeteren?
Je kunt de klantenservice op meerdere manieren indelen. Er zijn grofweg twee manieren te onderscheiden, een offline versie en een online versie. Je kunt ervoor kiezen om een balie te plaatsen op kantoor. Hier kunnen mensen terecht met hun vragen. Het nadeel hiervan is dat je de mensen op kantoor moet laten komen. Dit is vaak tijdrovend en niet altijd haalbaar voor iedereen.
Maar tegenwoordig kun je de klantenservice goed organiseren met software. Deze software maakt het mogelijk alle vragen en klachten te bundelen en te plaatsen op een centraal punt, vaak op je website. Deze vragen zijn afkomstig vanuit meerdere kanalen. Vanuit dit centrale punt zul je alle vragen beantwoorden en behandelen. Hierdoor is de kans sterk verkleint dat je vragen en opmerkingen overslaat of over het hoofd ziet. Bovendien zijn er nog meer voordelen en mogelijkheden.
Wat zijn de voordelen van klantenservice software voor je bedrijf?
Klantenservice software heeft als grote voordeel dat verschillende kanalen de informatiestromen bundelen. Zo heb je als ondernemer alles centraal in één platform staan. Dit zorgt voor een goed overzicht van alles wat binnenkomt aan vragen en opmerkingen. Hierdoor beantwoord je vragen sneller en gerichter. Bovendien zullen klanten ook eerder een klacht of opmerking plaatsen dan wanneer ze dit mondeling moeten doen. Ook kunnen andere klanten informatie en klachten lezen en wordt vaak hun vraag al beantwoord door voorgaande vragen. Tot slot slaat de software informatie en vragen van klanten op. Zo krijg je een hoop informatie per klant en hier kun je ook weer op inspelen door gerichte marketing campagnes op in te stellen.
Hoe werkt een klantenservice?
Er zijn verschillende klantenservice software met verschillende mogelijkheden en opties. De hoofdfunctie is het leveren van online informatie. De meeste klantenservice softwarepakketten hebben een helpdesk waar klanten hun vragen kunnen stellen. Daarnaast kun je zelf de software aanvullen met functies die toepasbaar zijn voor jouw bedrijf.
Hoe richt je de klantenservice goed in?
Jij kunt als ondernemer zelf bepalen welke informatiestromen je gebundeld wilt hebben en welke extra functies jij wilt toevoegen. Denk hierbij aan de integratie van programma’s als Dropbox of Exchange. Daarnaast is het ook mogelijk om pakketten uit te breiden. Als ondernemer kun je de klantenservice invullen zoals jij dat wilt/.
Er is een functie waarbij vragen automatisch worden verdeeld in verschillende onderwerpen, namelijk een ticketsysteem. Hierbij bindt de software een soort label aan een bepaalde vraag. Hier kun je een status en prioriteit aan verbinden. Bovendien is er een functie die automatisch informatie verstuurt naar een klant. Tot slot noem ik nog de klanten software in de cloud. Hierbij is het mogelijk om altijd en overal je klantgegevens in te zien en goede klantenservice te leveren. Wacht niet langer met het regelen nu je de voordelen weet van klantenservice.
