1. Blog
  2. De implementatie van ERP software, alles wat je moet weten

De implementatie van ERP software, alles wat je moet weten

ERP 19 mei 2017 Leestijd 5 minuten

Als bedrijf wil je dat alle afdelingen goed op elkaar zijn afgestemd en dat alle neuzen dezelfde richting op staan. Juist, het gaat over een ERP systeem, ook wel Enterprise Resource Planning. Het is tegenwoordig onmisbaar voor veel bedrijven die de concurrentie aangaan. ERP is een ondersteunende software dat bedrijfsprocessen samen bundelt en op elkaar afstemt. Zo heb je als ondernemer, in één oogopslag, inzicht en controle over onder andere de bedrijfsmiddelen, uitgaven en opbrengsten. Het implementeren van ERP software kan tijdrovend en ingrijpend zijn. Maar hoe implementeer je een ERP en welke factoren spelen een grote rol tijdens deze implementatie? Tot slot, wat zijn de best practices en valkuilen tijdens dit proces? Deze vragen worden in deze blog beantwoord.

Welke factoren spelen een rol tijdens het implementatie plan van ERP?

Wanneer je de overstap maakt naar ERP software moet je de verschillende bedrijfsprocessen bundelen in één informatie- en managementsysteem. De software implementatie gaat het snelst en eenvoudigst wanneer alle bedrijfsprocessen in één keer kunnen worden omgezet. Echter is dit vaak niet mogelijk bij de grotere bedrijven, daarom gebeurt dit in stappen. Daarnaast ligt het eraan hoeveel bedrijfsprocessen je wilt integreren in een ERP. Hoe uitgebreider de ERP, hoe ingewikkelder en tijdrovender het proces. Gelukkig zijn de meeste ERP systemen heel goed te implementeren. Natuurlijk is gebruiksvriendelijkheid van het softwarepakket hierbij cruciaal.

ERP implementatie, hoe doe je dat?

Hoe verloopt de implementatie van een ERP systeem?

Wil je dat de ERP software optimaal werkt? Dan moet je de volgende vier stappen nemen. Doe dit zorgvuldig. Dan is de kans van slagen het grootst.

  1. Doelstellingen en planning opstellen
  2. Training en oefenen
  3. Installatie van de software
  4. Omzetten en invoering

Doelstellingen en planning opstellen

De eerste stap die je moet nemen in de implementatie is het opstellen van doelstellingen en behoeften van je bedrijf. In deze planningsfase kun je samen met een (externe) specialist bespreken welke bedrijfsprocessen je implementeert in de ERP software. Ook hoort hier een strakke tijdsplanning bij waarbinnen alle doelstellingen behaald moeten worden. De implementatie kan een ingrijpend proces zijn, dus begeleiding van een expert kan een handig hulpmiddel zijn.

Training en oefenen

Wanneer alle punten duidelijk zijn en op elkaar zijn afgestemd, is het tijd om de software onder de gebruikers te introduceren. Het is belangrijk dat de medewerkers goed oefenen en wegwijs worden in de software. Deze training helpt de werknemers duidelijk te maken wat ze moeten doen maar ook waarom ze bepaalde handelingen moeten verrichten. Een expert geeft tijdens de training bruikbare tips en tricks die toepasbaar zijn binnen jouw ERP.

Installatie van de software

De installatie van de ERP vindt plaats tijdens de trainingsperiode. De leverancier installeert de ERP software op de server. Alle bedrijfsprocessen zijn op elkaar afgesteld. Ook de werkplekken gereedmaken hoort in deze fase. Zo voer je de nieuwe bedrijfsvoering goed uit.

Omzetten en invoering

Tot slot wordt in deze laatste stap alle databases gevuld met de gegevens van alle geïntegreerde bedrijfsprocessen. Er wordt een koppeling met de software gemaakt, zodat vanaf dit moment alle bedrijfsinformatie optimaal op elkaar is afgestemd. Dit is het moment dat jij en je werknemers zelfstandig aan de slag kunnen.

Wat zijn de valkuilen tijdens de implementatie?

Implementaties mislukken vaak doordat er organisatorisch niet juist is gehandeld. De schuld ligt meestal niet bij softwarematige aspecten, maar eerder bij de voorbereidingen van de onderneming. Het is cruciaal dat je een ERP planning maakt met betrekking tot jouw bedrijfsprocessen, noden en behoeften. Neem wat dit betreft niet te snel beslissingen, maar overdenk de samenwerking tussen alle processen goed, eventueel met een expert. Het ontbreken van inzicht in eigen bedrijfsprocessen mag geen reden zijn dat de implementatie mislukt. Een andere valkuil is een gebrek van betrokkenheid van de gebruikers of een te krap budget, waardoor geen optimalisatie mogelijk is.

Wat zijn best practices?

Ik kan het niet genoeg benadrukken, sla geen voorbereidingsstappen over. Deze zijn cruciaal voor het neerzetten van de basis van het ERP systeem. Het regelen van een expert is een hele goede zet om je goed voor te bereiden. Omschrijf alle processen en verbeteringen van de processen zo goed mogelijk tot in detail. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat jij of iemand anders het selectie en implementatietraject goed en nauw managet. Noteer voor alle taken duidelijk op wie verantwoordelijk is. Zorg dat je budget en ruim tijd vrijmaakt voor een optimale implementatie. Tot slot, zorg dat alle gebruikers goed voorbereid zijn op deze verandering. Het kan ingrijpend zijn, dus goede begeleiding is cruciaal. Maar al snel volgt er loon na werken: een optimaal werkende ERP verbetert de efficiëntie en productiviteit van je onderneming.

Populaire software

Gerelateerde artikelen

18 mei 2017

Wat is ERP en hoe verschilt dit van CRM software?

Erp

Wat is het verschil tussen CRM en ERP? Er zit verschil tussen CRM en ERP. Er zijn wat overlappingen maar een ERP systeem en een CRM systeem zijn twee verschillende systemen. Echter hebben beide syste...

Dit is Appwiki

Appwiki is het beginpunt voor bedrijfssoftware selectie. Wij geloven dat bedrijven met online tools en software slimmer, sneller en flexibeler zijn. En dus beter hun klanten kunnen helpen en beter concurreren in de markt.

Appwiki werkt voor jou

Appwiki experts adviseren jou bij software selectie. Jouw wensen en bedrijfsprofiel bepalen de meest geschikte software. We brengen onze kennis, informatie van leveranciers en data van gebruikers samen, zodat jij eenvoudig een selectie maakt en snel software vindt die bij je past. 

En zo werkt Appwiki

We brengen in je in contact met software aanbieders en ontvangen daarvoor een vergoeding. Adviseren we dan alleen aanbieders die betalen? Nee hoor, we adviseren alleen de aanbieders waarvan we zeker weten dat ze bij jouw bedrijf passen.

Products