Sinds 2013 wordt er in België onderscheid gemaakt tussen privé- en zakelijke kilometers. Het is daarom belangrijk dat je administratie voldoet aan de eisen zoals samengesteld door de overheid. Er zijn verschillende manieren waarop je deze rittenregistratie kunt bijhouden. Dit artikel behandelt daarom de verschillende methodes.
Op welke manieren kun je ritten registreren?
Excel: Met spreadsheet-programma’s als Excel kun je als startende ondernemer snel beginnen met je rittenregistratie. Excel is volledig zelf in te delen, waardoor je administratie precies bevat waar jij behoefte aan hebt. Ook is het programma gratis te gebruiken. Houd er wel rekening mee dat zo’n administratie al snel veel tijd in beslag neemt naarmate de administratie groter wordt.
Blackboxsysteem: Een blackboxsysteem is een geautomatiseerd programma waarmee je via GPS de rittenregistratie kunt bijhouden. Het programma houdt nauwkeurig bij hoeveel kilometers je hebt gereden. Zo hoef je niet alles handmatig bij te houden. Ook met een blackboxsysteem moet je je houden aan de eisen van de rittenregistratie. Daarom moet je handmatig wel goed aangeven of het gaat om zakelijke of privékilometers.
Urenregistratie software: Met urenregistratie software is het heel eenvoudig om je ritten in te voeren. Veel van de beschikbare software heeft namelijk een kilometerregistratie app. Met deze rittenregistratie app is het heel makkelijk om je gereden kilometers in te voeren. Zo is je overzicht altijd compleet en worden er geen kilometers vergeten. Een ander voordeel van deze km registratie app is dat alles in de cloud wordt opgeslagen. Mocht er dus iets met je mobiele telefoon gebeuren, Dan kun je dus altijd nog bij je administratie. Tot slot is er ook een koppeling mogelijk tussen je urenregistratie software en bijvoorbeeld je boekhoudpakket, waardoor je veel tijd kan besparen met het factureren aangezien je de uren niet handmatig hoeft in te voeren.
Mijn kilometerregistratie bijhouden? Enkele handige tips
Urenregistratie software neemt veel werk uit handen, maar het is belangrijk om je uren goed in te voeren. Hieronder volgen een aantal belangrijke aandachtspunten:
- Er staan hoge boetes op het aanleveren van incorrecte kilometerregistratie. Het is daarom belangrijk dat je geen schattingen invoert, maar je uren goed bijhoudt. Dit kan dus bijvoorbeeld met de kilometerregistratie app
- Zorg dat je goed aangeeft welke privékilometers je hebt gemaakt. Maak een duidelijk onderscheid tussen zakelijke- en privékilometers
- Houd er rekening mee dat je goed weet welke kilometers als privé gereden mogen worden en welke zakelijk zijn. Voor het werk een collega van huis halen is bijvoorbeeld een zakelijke rit, maar onderweg omrijden voor lunch is privé
- Ook wanneer een bedrijfsauto uitgeleend wordt, moet je de rittenadministratie goed bijhouden. Wanneer iemand anders in jouw bedrijfsauto privékilometers maakt, worden deze uren ook bij jouw kilometers opgeteld
- Bewaar naast je rittenregistratie ook je (werk)agenda’s of facturen. Je moet naast je uren dus ook kunnen verantwoorden waarom je die uren hebt gemaakt.
Bespaar tijd en geld met urenregistratie software
Kilometerregistratie bijhouden is goed mogelijk in Excel. Dit bespaart je een paar euro per maand. Maar het is dan wel zaak om het goed bij te houden. Er staan hoge boetes voor een incorrecte urenverantwoording. Met urenregistratie software is het mogelijk om met behulp van de kilometerregistratie app direct je uren in te voeren, en daarom altijd te beschikken over een goede administratie. Op de lange termijn zal dit je dus zowel geld als tijd besparen.
