Online een factuur maken en de voordelen
Online factureren met een facturatieprogramma is vernieuwend in de zin dat het je als ondernemer de kans geeft efficiënter facturen te versturen naar klanten. Maar het is ook mogelijk facturen online samen te stellen, ze te bewaren of te archiveren. Maar hoe gaat dat nu precies in zijn werk?
Online een factuur opstellen
De meest traditionele programma's waarmee je facturen opstelt zijn Excel of Word. En daarvoor heb je een soort boekhoudpakket nodig. Als je je facturen online opstelt, moet je je gewerkte uren, geleverde producten of diensten bijhouden, om ze eenmalig te kunnen vastleggen Hierbij kan over het algemeen gekozen worden voor een standaard template. Of je voegt je eigen logo aan de factuur toe. Deze factuurblauwdruk kan steeds opnieuw gebruikt worden in de toekomst. Dat bespaart je dus heel wat tijd en energie! Daarbij kun je vanuit een agenda de te factureren uren vaak automatisch laten overzetten op de factuur.
Online een factuur verzenden
Zodra de factuur klaar is, kies je hoe je deze gaat verzenden, afhankelijk van de software die je gebruikt. Zo kan dit via e-mail, maar je kunt de factuur nog altijd op papier printen en ze versturen via de post. Deze laatste is echter een tijd- en energierovende bezigheid die door een factuurprogramma overbodig wordt.
Online een factuur bijhouden of bewaren
Zodra de factuur verzonden is, zal deze dankzij het programma automatisch opgeslagen en gearchiveerd worden. Zo bekijk je eenvoudig de status van de factuur, waar en wanneer je maar wilt. Je controleert of deze reeds betaald is, of hij vervallen is, enzovoort. Tenslotte heb je een overzichtelijk beeld op de omzet van factuur bij elk project en elke klant. Facturen online opstellen, verzenden en bewaren wordt gemakkelijker dankzij online programma's waarbij bijvoorbeeld betalingsherinneringen je up-to-date houden. Op die manier ga je efficiënter te werk en dat komt het succes van je bedrijf alleen maar ten goede!
Online een factuur archiveren
Als je de factuur daarbij digitaal archiveert, vind je deze in géén tijd terug als je hem nodig hebt voor de BTW-aangifte of de belastingcontrole. Dat maakt factureren veel ordelijker, wat dan weer resulteert in minder stress en minder tijdverlies.
Waarom kiezen voor een digitaal programma om klanten te factureren?
Met een online programma maak je snel professionele facturen op. Traditionele programma's zoals Excel of Word worden haast niet meer gebruikt, juist omdat een digitaal alternatief heel wat interessante voordelen biedt. Er zijn ontelbare aanbieders van dergelijke programma's waarmee je efficiënt te werk kunt gaan, en daarbij is de prijs die je ervoor betaalt vaak relatief laag in vergelijking met de voordelen.
Laat het facturatieprogramma werk uit handen nemen
De mogelijkheden om procedures bij het opstellen van een factuur te automatiseren maken een dergelijk programma nog aantrekkelijker. Je werkt efficiënter waardoor je minder tijd verliest aan taken die je normaal gezien steeds opnieuw zou moeten doen. Denk daarbij aan het maken van offertes, abonnementsfacturen opstellen of betalingsherinneringen versturen naar klanten. Ook voor bedrijven die weinig facturen nodig hebben biedt een dergelijke software het gebruiksgemak en de professionaliteit die nodig zijn om doeltreffend te kunnen werken.
De voordelen
Het spreekt voor zich dat een digitaal facturatieprogramma heel wat voordelen biedt in vergelijking met de traditionele: 1. Je hoeft niet meer te printen (en te bewaren) op papier. 2. Je vindt facturen snel terug in een lijst met aangepaste zoekfunctie. 3. Je doet gemakkelijk zelf je BTW-aangifte en draagt deze in de vorm van een digitaal bestand over aan de boekhouder. 4. Je hebt een duidelijk overzicht van klanten die al of nog niet hebben betaald 5. Je wordt sneller betaald aangezien klanten veel gemakkelijker kunnen betalen
Tijd besparen dankzij online facturatie
Er is dus geen reden om geen factuurprogramma te gebruiken voor je onderneming. Maar daar blijft het niet bij. Snel en veilig betalen is een van de belangrijkste factoren in de online bedrijfswereld, en dat is mogelijk dankzij het factuurprogramma. Zo kun je op de digitale factuur links plaatsen naar betalingsprogramma's zoals PayPal of iDeal, waar de klant alleen maar hoeft op te klikken om de betaling af te ronden. De rest gaat vanzelf! Voor klanten die niet snel betalen automatiseer je het hele proces in een handomdraai, van de betalingsherinnering tot het opvragen van het bedrag. Hierdoor bespaar je als drukbezette ondernemer heel wat tijd - die je dan weer voor belangrijkere zaken gebruikt!
Ook voor online winkels
Door de belangrijke rol van het internet in de bedrijfswereld starten steeds meer mensen een webshop, en daar speelt de facturatie software natuurlijk op in. Factureren op papier is initieel wel nog te doen, maar zodra je onderneming groter wordt, bewijst een digitaal programma meer en meer zijn nut. Dergelijke software wordt dan ook vaak verbonden met online winkels zodat het hele betalingsproces nog efficiënter verloopt - en dat is zowel voor de klant als voor jijzelf erg interessant!
Probeer het eerst eens uit
Natuurlijk wil je facturatie software eerst uitproberen voor je een keuze gaat maken. Het zou immers jammer zijn dat je betaalt voor een factuurprogramma dat niet volledig aan je eisen voldoet! Je probeert de software van diverse aanbieders eenvoudig gratis uit, zodat je er snel achterkomt of het iets voor jou is. Een weloverwogen keuze maken bepaalt immers grotendeels het toekomstige succes van jouw bedrijf!
